Come smettere di sprecare tempo in attività di poco valore

In passato, gli esperti che si occupano di gestione del tempo consigliavano di dare delle priorità alle attività della giornata e dividere il lavoro in attività A, B e C. Il concetto era di fare prima il compito A, poi quello B, e infine il compito C, se restava ancora del tempo a disposizione. Se le priorità cambiavano nel corso della giornata, si poteva cambiare anche l’ordine delle attività. Seguendo alcune semplici regole di gestione del tempo, sembrava più che possibile finire tutti i compiti e controllare ogni loro aspetto.

Questo modo di pensare è cambiato durante la recessione degli anni 2007-2009. Tra gennaio 2008 e febbraio 2010 molte persone hanno perso il proprio posto di lavoro. Ma, anche se si sono persi molti posti di lavoro, il flusso di lavoro non è cambiato. Gli insegnanti avevano più bambini in classe; chi si occupava di servizio clienti riceveva più telefonate; e i manager avevano più persone da gestire dato che i gruppi di lavoro erano più consolidati. Indipendentemente dal settore, tutti finirono con molto più lavoro da fare. E anche se ci sono stati miglioramenti per quanto riguarda la produttività, i giorni in cui si dividevano le attività in A, B e C sono finiti.

Pertanto, è una questione di vita o morte professionale sbarazzarsi delle attività di poco valore – compiti che significano poco o niente per i clienti o i colleghi. E questo è il momento in cui vi serve un approccio più attivo.

Quanto iniziare?

Quando iniziate un nuovo lavoro, avete una prospettiva migliore su cosa dovete fare e potete vedere più facilmente il lavoro poco importante. Date un’occhiata all’insieme. Proponetevi obiettivi di tre mesi, sbarazzandovi di quanto più attività inutili che potete.

Quando si aggiungono maggiori responsabilità a ciò che già fate, avete la possibilità di ristrutturare il vostro lavoro e ripresentare un nuovo programma. Offrite delle scelte: “Dovrei occuparmi adesso di questa attività considerando che mi occuperà circa il 20% del mio tempo? Oppure, dovrei …? ”

Quando c’è in corso una riorganizzazione, dovete stare attenti a non prendervi troppe responsabilità. Le persone tendono a pensare che non possono dire di no o saranno la prossima persona ad essere licenziata. Ma, in realtà, dopo una riorganizzazione, i sopravvissuti sono fondamentali per il futuro successo dell’attività, quindi se iniziate con il riordino del vostro lavoro, questo sarà percepito molto positivamente.

Quando hai fatto un lavoro straordinario e tutti si stanno congratulando, è il momento giusto per chiedere qualcosa. Chiedete aiuto in modo che possiate ridurre il carico di lavoro di poco conto.

E come fare?

Cominciate a selezionare. Se state creando rapporti mensili che nessuno legge, inviate una lista ai dipendenti/colleghi chiedendoli di indicare i tre o quattro più importanti. In questo modo potete smettere di creare report che nessuno usa. Un altro approccio è quello di chiedere ai clienti cosa potete non fare. L’idea è quella di smettere di fare qualcosa che non è importante, sempre controllando precedentemente in modo che non facciate qualcosa che vi metta nei guai.

Automatizzate. Se è un’attività di poco valore, è facile da automatizzare. Basta trovare un amico nel dipartimento IT che vi possa aiutare. Molto probabilmente esistono già applicazioni che potrebbero aiutarvi. Basta scoprire cosa volete fare e trovare qualcuno che vi possa aiutare.

Scrivete le vostre regole. Definite quello che dovete fare e poi assicuratevi che le persone conoscano le vostre regole. Il fatto di scrivere regole per se stessi e i propri dipendenti aiuta a risparmiare molto tempo.

Ogni settimana, riservate la stessa ora per le attività poco importanti. Utilizzate il tempo per capire come sbarazzarvi del lavoro poco importante. Solo un’ora può fare la differenza. Scegliete un orario e siate puntuali. Chiudete la porta dell’ufficio, se ne avete uno o usate la sala riunioni. Ci vorrà un po’ di tempo prima che le persone imparino a non interromperle durante questo periodo, ma se siete persistenti, funzionerà. Oppure, adottate un altro approccio facendo sapere ai colleghi quando siete disponibili per interruzioni di ogni tipo e quando non lo siete.

Riprogettate il vostro lavoro. Dopo tutto, è il vostro lavoro e deve funzionare per voi. Infine, smettetela di dedicare tempo indeterminato a quelle attività che sono di poco valore per la vostra produttività.

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